วิธีการเลือกซื้อซอฟต์แวร์

ในการ เลือกซื้อ โปรแกรม ให้เหมาะกับองค์กร สิ่งสำคัญที่สุด คือ ให้ลิสต์รายการ ความต้องการ และจุดประสงค์ทั้งหมดขององค์กร เพื่อเข้าไปปรึกษาทางผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ต่างๆ ว่าโปรแกรมนั้น รองรับความต้องการได้หมดหรือไม่ มี Features รองรับความต้องการขององค์กรหรือไม่ จากนั้น ให้ลองตรวจสอบการทำงาน เพื่อดูความยากง่าย และความถูกต้องของโปรแกรม และหัวข้อต่างๆ ที่ควรถามกับผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ ก่อนการตัดสินใจเลือกซื้อ ดังนี้

1.วิธีการคืนของ

ทุกองค์กร เมื่อลูกค้าซื้อไป หรือเราไปซื้อสินค้ามา อาจมีบ้างที่เกิดเหตุการณ์ สินค้าเกิน สินค้าชำรุดได้ ดังนั้น ระบบที่ดี ต้องสามารถคืนสินค้าได้ แม้ว่าจะออกใบกำกับภาษีไปแล้ว การคิดต้นทุนสินค้า จำนวนสินค้า ภาษีที่เกิดขึ้น ล้วนมีผลกระทบทั้งสิ้น ดังนั้น ต้องตรวจสอบให้ดีว่า ระบบทำได้หรือไม่ ถูกต้องหรือไม่ และสะดวกรวดเร็ว แค่ไหน

2.วิธีการคืนเงิน

เช่นเดียวกับข้อ1 อาจเกิดเหตุการณ์ รับเงินเกิน หรือจ่ายเงินขาดไป ระบบต้องรองรับ และรองรับผลกระทบที่เกิดขึ้นได้อย่างถูกต้อง ขณะเดียวกัน การทำงานก็ต้องไม่ยุ่งยาก เช่นกัน

3.รองรับโปรโมชั่น

ระบบที่ดี ต้องสามารถตั้งค่า โปรโมชั่น เพื่อกระตุ้นการขาย สินค้าได้ อย่าลืมดูความสามารถของการทำโปรโมชั่นด้วยนะคะ เช่น การให้ Point การลดราคาสินค้าตามช่วงเวลาที่ต้องการ การใช้คูปอง บัตรกำนัล หรือสิทธิพิเศษสำหรับลูกค้าสมาชิก เป็นต้น

4.ระบบบัญชี จำเป็นหรือไม่?

ข้อเสียของโปรแกรมที่รวมระบบ บัญชีไว้ในตัวเดียวกับ ซอฟต์แวร์ ดูแลหน้าร้าน และบริหารคลังสินค้าคือ เมื่อมีการแก้ไขใดๆ กับการซื้อขาย ที่โพสต์ลงบัญชีไปแล้ว การแก้ไขต่างๆจะทำได้ยากดังนั้น SeniorSoft Promaxx ได้แยกระบบบัญชีออกมา แต่สามารถเชื่อมต่อเพื่อนำข้อมูลการซื้อขาย ไปลงระบบบัญชีได้อย่างง่ายดาย

5.ระบบ กำหนดสิทธิ์พนักงาน

มีระบบกำหนดสิทธิ์พนักงาน ที่แบ่งงานกันชัดเจน อย่าลืมว่า ไม่ใช่พนักงานทุกคน ที่สามารถดูต้นทุน และกำไร ของบริษัทฯได้

6.ระบบ Security

ระบบที่ทำงาน บน Cloud ต้องดูความเชื่อมั่นของผู้ให้บริการ ความเชื่อมั่นด้านความปลอดภัยของข้อมูล และประสิทธิภาพการจัดการด้านปัญหาต่างๆ เพื่อไม่ให้ระบบหยุดชะงัก

7.การบริการหลังการขาย

การบริการหลังการขาย เป็นอย่างไร เกิดปัญหาแจ้งที่ไหน และการให้บริการทำได้อย่างไร

8.ความต่อเนื่องของการพัฒนา

มีการพัฒนาต่อยอดระบบ กล่าวคือเป็นโปรแกรมที่มีการพัฒนาต่อเนื่อง รองรับการเปลี่ยนแปลงในอนาคตไม่ใช่เป็นโปรแกรมหยุดนิ่งหรือ โปรแกรมตาย กล่าวคือพัฒนาแล้วจบ ขาดผู้พัฒนาต่อเป็นต้น

9.การทำงานต้องไม่ซับซ้อน

Software ที่ดีจะต้องเข้าถึงได้ทุกวัย รวมไปถึงคนที่มีพื้นฐานการใช้งานคอมพิวเตอร์ไม่สูงก็ต้องสามารถใช้งานได้ด้วย

10.การดูรายงานผลประกอบการ

มีวิธีการเรียกดูรายงาน ที่ซับซ้อนหรือไม่ เพราะเวลาเป็นสิ่งสำคัญ เจ้าของกิจการคงไม่อยากเสียเวลากับการต้องมานั่งทำงานซ้ำซ้อนเพื่อรอดูรายงานผลประกอบการ

11.การจำกัดจำนวนสินค้าที่ใส่ได้
อย่าลืมตรวจสอบให้ดีว่า คลังสินค้า ใส่สินค้าได้จริง จำนวนเท่าไร มีการจำกัดจำนวนสินค้าหรือไม่ ถ้ามากกว่าที่กำหนดไว้เสียเงินเพิ่มอีกเท่าไร?

12.การจำกัดจำนวนบิลที่ออกและพิมพ์ใบกำกับภาษีไม่ได้
บางซอฟต์แวร์ มีการจำกัด จำนวนบิลที่ออกในแต่ละวัน หรือในแต่ละเดือน พิมพ์ใบกำกับภาษีไม่ได้ ตรวจสอบให้ดี คำนวณให้ดี ก่อนตัดสินใจซื้อ