เมื่อลูกค้าซื้อไป อาจมีเหตุการณ์สินค้าชำรุด ระบบที่ดีต้องสามารถคืนสินค้าได้แม้ว่าจะออกใบกำกับภาษีไปแล้ว โดยคำนวณต้นทุน จำนวนสินค้า และภาษีที่กระทบได้อย่างถูกต้อง สะดวกรวดเร็ว

เช่นเดียวกับข้อแรก อาจเกิดเหตุการณ์รับเงินเกิน หรือจ่ายเงินขาด ระบบต้องรองรับการคืนเงินและคำนวณผลกระทบทางบัญชีได้อย่างถูกต้อง โดยที่ขั้นตอนการทำงานของพนักงานต้องไม่ยุ่งยาก

ระบบต้องตั้งค่าโปรโมชันกระตุ้นยอดขายได้หลากหลาย เช่น การให้ Point, ลดราคาตามช่วงเวลา (Happy Hour), ใช้คูปอง, บัตรกำนัล หรือให้สิทธิพิเศษสำหรับลูกค้าระดับสมาชิก (Member)

การรวมบัญชีไว้ในตัวเดียวกับ POS มีข้อเสียคือ "แก้ไขข้อมูลได้ยาก" เมื่อโพสต์ลงบัญชีไปแล้ว SeniorSoft Promaxx จึงแยกระบบบัญชีออกมา แต่สามารถเชื่อมต่อดึงข้อมูลการซื้อขายไปลงบัญชีได้อย่างง่ายดาย

ระบบต้องสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลของพนักงานแต่ละระดับได้อย่างชัดเจน เพราะอย่าลืมว่า ไม่ใช่พนักงานทุกคนที่สมควรเห็น "ต้นทุน" หรือ "กำไร" ที่แท้จริงของบริษัท

สำคัญพอๆ กับตัวโปรแกรม! เมื่อเกิดปัญหาแจ้งซัพพอร์ตได้ช่องทางไหนบ้าง? ใช้เวลาแก้ไขนานเท่าไร? มีการรีโมท (Remote) เข้ามาช่วยเหลือทันทีหรือไม่ หรือมีสาขาให้บริการใกล้เคียงไหม?

โปรแกรมควรมีการอัปเดตและพัฒนาต่อยอดฟีเจอร์ใหม่ๆ เสมอ เพื่อรองรับพฤติกรรมลูกค้าและเทคโนโลยีที่เปลี่ยนไป ไม่ใช่ "โปรแกรมตาย" ที่ผู้พัฒนาทิ้งงานและไม่ดูแลต่อแล้ว

Software ที่ดีจะต้องมีความ User-Friendly สูง เข้าถึงได้ทุกวัย พนักงานที่อาจจะไม่มีพื้นฐานด้านคอมพิวเตอร์มากนัก ก็ต้องสามารถเรียนรู้และใช้งานหน้าเคาน์เตอร์ได้อย่างรวดเร็ว

มีวิธีการเรียกดู Report ที่ง่ายและไม่ซ้ำซ้อน เพราะเวลาของผู้บริหารเป็นสิ่งมีค่า ระบบที่ดีควรมี Dashboard สรุปยอดขาย กำไร และคลังสินค้า ให้เรียกดูได้ทันทีไม่ต้องออกแรง Export หลายขั้นตอน

⚠️ข้อควรระวังเรื่อง "ขีดจำกัด" ของโปรแกรม